上海白玉兰谈家桢生命科学发展基金会档案、印章管理制度
一、为了加强基金会档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在基金会各项工作中的作用，妥善保管各类档案和印章，根据《中华人民共和国档案法》、和档案印章管理的有关规定，结合基金会实际制定本办法。
二、归档范围
基金会的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、基金会的档案管理由办公室档案管理员负责。职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
四、资料的收集与整理
1．基金会的归档资料实行 “年度归档”制度。
2．在档案资料归档期，由档案管理员分别向各部门收集应该归档的原始资料。各部门应积极配合与支持。
3．凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4．专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
五、资料的分类与归档
2．基金会档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
六、档案的借阅
1．理事长、办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2．因工作需要，基金会的其他人员需借阅非密级档案时，由借阅人办理《借阅档案申请表》送理事长核批。
3．基金会档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时，必须由理事长批准。
七、档案的销毁
1．基金会任何个人或部门非经允许不得销毁基金会档案资料。资料保存年限为20年。
2．当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交理事长审核批准后执行。
3．经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
4．在销毁公司档案资料时，必须由理事长指定专人监督销毁。
八、公章的保管、交接和停用
1．基金会各类印章必须有专人保管
（1）基金会的公章、法人章保管于理事长办公室。财务章保存于财务办公室。
（2）公章保管须有记录，注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。
（3）公章保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工作。
2．公章保管必须安全可靠，须加锁保存，公章不可私自委托他人代管。
3．公章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。
4．公章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。
5．有下列情况，公章须停用：
（1）公司名称变动；
（2）公章使用损坏；
（3）公章遗失或被窃，声明作废。
6．公章停用时须理事长批准，及时将停用公章送办公室封存或销毁，建立公章上交、存档、销毁的登记档案。
九、公章使用
1．用章程序
（1）基金会的各类公章都具有法律效力，必须依法使用、严格管理，实行签字责任制。
（2）基金会所有业务合同、项目协议、授权书、承诺书、以基金会名义印发的公文（包括红头文件和非红头文件），不论上报上级机关，还是下发等用章都须先经理事长批准后方可盖章，同时需将用印文件的复印件提交办公室备案。
2．公章使用范围
（1）凡属以基金会名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章；
（2）凡属部门业务范围内的加盖部门章；（暂无部门章的加盖公司公章）
（3）凡属合同类的用合同专用章；（暂无合同章的，加盖公司公章）
（4）凡属财务会计业务的用财务专用章；
（5）严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信。因工作特殊确需开具时，须经理事长签字同意方可开具，待工作结束后，必须及时向基金会汇报开具手续的用途， 未使用的必须立即收回；
（6）各类公章一般不得带出公司外，因特殊情况需要外出用印，需提出书面申请，经理事长签字批准，方可带出，用完应立即归还。公章外出期间，借用人只可将公章用于申请事由，并对公章的使用后果承担一切责任；
（7）基金会要严格按照上述用章程序用印，不符合规定的和不经相关领导签字批准用印的文件、合同等，不具备法律效力
十、谈家桢生命科学奖奖章及模具的保管和使用
1．谈家桢生命科学奖奖章正面为谈家桢先生头像，背面印有谈家桢生命科学奖文字。
2．谈家桢生命科学奖奖章及其模具保管于理事长办公室。每次使用需登记，并做好领取记录。
3．谈家桢生命科学奖奖章颁发标准：
（1）谈家桢生命科学奖获奖人；
（2）谈家桢生命科学奖新任评审专家委员会、奖励委员会专家；
（3）领导及相关人员。
4．上海白玉兰谈家桢生命科学发展基金会对以上条例拥有最终解释权。
