为了加强上海白玉兰谈家桢生命科学发展基金会（以下简称“谈家桢基金会”）捐赠项目的财务管理及执行进度管理，根据《中华人民共和国会计法》、《基金会管理条例》、《民间非营利组织会计制度》等法律法规，按照《上海白玉兰谈家桢生命科学发展基金会章程》规定，指定本制度。
一、捐赠项目财务管理
项目合作伙伴（系指受捐赠方）要为项目单独立账、专款专用，并严格按照国家会计制度以及项目预算控制支出，规范财务程序和列支手续，提供符合谈家桢基金会规范的支出凭证，严禁挪作他用。
（一）项目合作伙伴必须为本项目设立专账独立核算，对发生的每笔收入、支出、费用、成本，应当在当月及时办理会计手续，进行会计核算，不得积压和跨月。具体账务处理为：
项目发生费用时，在“业务活动成本”科目下设立“×××项目”专账，在该专账下设立活动经费、人员经费、管理经费、税费等明细账，在这些明细账中再根据本项目申请书中的计划和预算以及实际执行内容归集分类，以多栏帐形式进行核算。
会计分录为（例：用现金采购活动物资）：
借：业务活动成本－×××项目－活动经费－物资采购
贷：现金
（如果项目存在多方资金支持，需要在会计分录摘要中注明“谈家桢基金会项目”。）
（二）项目实施过程中，项目合作伙伴须在项目执行到中期时，编制项目收支报表并提供项目费用的记账凭证扫描件；项目执行完成后编制项目收支总决算表，提交给谈家桢基金会，且需提供如下财务资料：
1. “业务活动成本-×××项目”明细帐的扫描件。
2. 该项目费用的所有记帐凭证（或收付转帐凭证）的扫描件。其中单笔支出超过1000元以上，需提供原始票据的扫描件。
3. 该项目费用的所有人员经费签收单的扫描件。
（三）物品购买与管理：物品购买列支要制订明细购物清单，注明具体活动项目用途。对于购买金额超过1万的物品，要签订购买合同，并将扫描件作为财务凭证留档。对于购买次数超过5次或数量金额超过1万的物品，要签订购买合同，并将扫描件作为财务凭证留档。
（四）工资、补贴发放的管理：按政策规定发放工资、志愿者补贴、专家咨询费等人员费用。严格执行发放手续，发放表和领取签名要规范完整。
（五）重要或较大业务费用的管理：符合项目预算及实际支出的场地租赁、车辆租赁、资料印刷等重要或较大业务经费支出，事先应签订规范化协议合同，明确双方权力、义务和费用。当谈家桢基金会要求时，项目合作伙伴需要提供相关的协议或合同。
（六）原始票据的规范：原始票据内容要素齐全，包括单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等；严禁列支各类业务内容“模糊”票据。
在列支费用时，项目合作伙伴应遵照谈家桢基金会的要求提供原始票据，具体如下：
1. 购买物品，需要提供：发票，发票需要写明购买物品明细，如果发票上无法一一列明的，请提供销售清单；如果销售方无法提供税务发票的，请提供销售方加盖公章的收据；如果销售方没有公章（例如个人，个体商店），请在收据上注明销售方姓名及联系方式。
2. 人员工资、津贴，需要提供：收款人亲笔签收的收据，收据上请注明收款事项，并后附收款人身份证复印件和联系方式；如果支付的款项是为多次服务支付的，请提供款项的计算过程（例如：次数，单次费用等）；如款项是通过银行转账支付的，则请提供银行转账凭证；如果收款人是长期合作对象，且支付金额超过人民币5000元的，请准备与收款人的合同、收款人的资质等备查。
3. 举办培训、讲座、课程等活动时，请补充提供以下资料：培训人员签到表，签到表请注明培训时间、地点及培训名称；如果是系列/多批次培训、讲座、课程时，请提供培训小结（总结），说明培训场次、人次、效果等，并请准备培训课件备查。
4. 直接现金补助受助人的，请提供以下资料：受助人亲笔签字的收据，后附受助人身份证复印件（如因特殊情况，无身份证复印件的，则必须提供身份证号码）和联系方式。如有补助申请表，请一并提供；如果受助人为未成年人，可以由其监护人代为签字，并请提供签字人的身份证复印件、联系方式、及受助人与监护人的关系证明材料（如户口本复印件等）。
5. 交通、通讯、住宿、餐费等个人报销款项，请提供：发票，并请在相应发票上标注报销人姓名；如果交通、餐费等发票上无法明确时间、内容等要素的，请手工标注以便于审阅。
6. 场地租金、房租等：发票以及请准备租赁合同备查。
7. 关于发票的抬头：发票抬头需要为基金会的名字（上海白玉兰谈家桢生命科学发展基金会）；如果是定额发票，可以没有抬头，但需在发票上标注“谈家桢基金会项目”字样。
（七）审计与余款：
1. 谈家桢基金会将在项目实施期间或结束后，安排指定的审计人员对项目财务进行独立检查或审计，项目合作伙伴有责任提供相关资料和必要的工作便利，积极协助配合。
2. 项目审计后资金如有结余，结余款须于审计结束后的十个工作日内，通过项目合作伙伴在协议书中约定的对公账户返回谈家桢基金会，或由谈家桢基金会决定是否用于资助与本项目相关的其它活动；如果个别伙伴对结余款退款路径有疑虑，请通过谈家桢基金会项目人员与谈家桢基金会财务团队交流后给出答复。
（八）其他事项
1. 作为慈善组织，谈家桢基金会非常注重项目的财务管理。项目合作伙伴的项目财务出现严重失误时，谈家桢基金会将根据具体情况，依据项目协议书中的条款，决定中止拨款并追回已拨款项，并保留通过法律诉讼手段解决问题的权利。
2. 在项目财务管理中，谈家桢基金会不接受任何违反国家法规、不诚实、营私舞弊、虚假报告等行为，包括但不限于以下列出的行为：已注册机构把项目资金转存入个人储蓄账户，采用虚假票据报销套取项目资金，恶意运用会计技巧套取现金或避税，编造虚假活动、伪造报销资料，编造虚假名册，冒领、代领工资或补贴，违背员工意愿强迫员工捐赠工资、劳务及补助，故意向员工或对外公布虚假会计信息，恶意涂改发票、账本和报表，应该取得发票却大量以白条报账等。
二、项目进度/项目报告管理
项目合作伙伴负责项目的实施工作，须严格按照项目申请材料开展相关活动，并加强项目材料的管理。项目合作伙伴应及时向财务部门提交项目资料，汇报项目进展，并全力配合谈家桢基金会对项目进行的财务抽查和监测评估等工作。
（一）项目合作伙伴应制作并保存齐全的服务对象档案，以及志愿者、实习生、外聘人员等相关人员名单。多次参与项目工作的非本机构人员，须签订协议，注明工作时间和工作量。
（二）对项目活动中参与人员身份或资质有特定要求的，须保存其身份或资质证明文件的复印件。
（三）项目日常活动应有记录及服务对象的反馈意见；主题活动或讲座、培训等应有参加人员签到表及小结记录；拍摄的照片等资料应有日期显示。
（四）与项目相关的成果或产出，如出版物、报告、会议日程、录像/录音带、光盘以及新闻报道等，应注明“上海白玉兰谈家桢生命科学发展基金会捐赠”并妥善保存归档，其中出版物和光盘须拷贝一份提供给谈家桢基金会。
（五）项目实施过程中及项目结束后应及时、完整、有序地将项目资料整理归档，并配合谈家桢基金会或谈家桢基金会委托的其他单位在合理时间查阅上述文件。
（六）项目合作伙伴应按要求至少每三个月向谈家桢基金会汇报项目进展，单次活动的项目需结项后一个月内提交结项报告，内容需包括但不限于：活动内容、活动时间、参与人群和人数、活动照片（去除服务对象隐私信息）、活动成效或服务对象反馈、财务收支以及项目团队对项目进展的总结和反思等。同时，提倡项目合作伙伴在机构微博、微信、官方网站、电子邮件等自媒体平台与渠道发布项目进展信息，同时注明“此项目由上海白玉兰谈家桢生命科学发展基金会捐赠合作”。
（七）项目合作伙伴须严格按照协议规定时间提交中期或结题报告，无特殊原因，逾期且超过三个月未提交，谈家桢基金会将停拨或收回资金。
（八）谈家桢基金会将安排人员对项目进行跟踪以及中期和结题的审核或评估。如发现项目合作伙伴未按谈家桢基金会认可的项目方案实施项目，谈家桢基金会有权暂停项目并与项目合作伙伴协商，重新调整项目方案，如项目合作伙伴不进行整改，谈家桢基金会将停拨或收回资金；如发现项目合作伙伴项目存在财务方面的问题，谈家桢基金会将停拨或收回资金。
（九）项目合作伙伴有权按照本协议约定的用途合理使用项目资金，但不得擅自改变资金的用途。项目合作伙伴如需要调整某项预算的金额或用途，在预算总金额不变、标准不变的前提下，项目合作伙伴可以决定项目资金总额3%之内、或一个项目总额不超过10,000元范围内的调整，二者适用低位数。超过上述范围的预算调整，项目合作伙伴应事前与联劝协商，出具报告，获得书面批准后才能变更资金用途。事后告知或未告知，谈家桢基金会有权拒绝拨付或收回未经正式批准的用于项目活动变更的资金。
（十）项目合作伙伴须按照项目申请书中受益人群及活动计划等实施项目，如因不可预见因素需进行受益人群、受益人数或某项活动内容的调整时，项目合作伙伴须在情况确认的十个工作日内以书面方式告知谈家桢基金会，双方应再就具体事宜进行讨论。经双方以书面方式确定后，项目合作伙伴才能调整或变更计划进行实施，否则谈家桢基金会可以不予认同并收回资金。
（十一）项目合作伙伴项目负责人或联系人、机构地址或联系方式等信息有变动时，需在变动前及时书面通知谈家桢基金会。变动后告知或未告知的，谈家桢基金会有权拒绝拨付后续项目资金。
本管理制度由财务部负责解释，自 2020年4月28日起执行。
